第一章 总 则

第一条  为加强党校的规范化、制度化、信息化建设，做好党校、分党校的档案保存和管理工作，根据学校档案管理的有关精神，结合省红旗党校评估的指标要求，特制订本规定。

     第二条  本规定所指的档案，是指校党校、学院分党校在年度办班和业务活动中所形成的，应作为档案保存的文字、图表、照片、录音录像带、磁盘、光盘等各种载体文件材料。

    第三条  本规定所指的档案收集管理，是指将应归档的文件材料进行分类、组卷、排列、编目、装订并进行妥善保存的过程。

    第四条  档案的管理应遵循学校档案管理原则，保持所形成的文件材料之间的有机联系，区分不同使用价值，使档案便于保管和利用。

第二章 档案的管理

    第五条  校党校、学院分党校在工作中形成的具有保存价值的文件材料，由校党校、分党校的兼职档案员进行收集整理，并按照档案管理原则进行装订成册。应向校档案馆移交的文件材料按《扬州大学< 归档文件整理规则>实施细则》执行。

    第六条  校党校、学院分党校兼职档案员应做好归档材料的平时积累工作，及时收集、仔细检查和妥善保管。

第三章 档案的整理

    第七条  归档文件的内容

    文件、书籍、领导专家讲话稿、教师讲课教案、表格（学员登记表、学员成绩表、学员结业证书编号表、学员成绩分析表、考勤记录表、学员活动安排表）、试卷、学员学习心得文章、学员分组讨论记录、活动照片、对外交流资料、奖状（牌）等。

    第八条  归档文件的分类

     采用年度分类法。不同年度形成的文件材料分别整理组卷。

（一） 党校、分党校年度卷内容包括：党校、分党校年度工作计划，下半年补充工作要点，年度内所有办班的通知（按按办班时间顺序排列），年度内所有领导和专家到课讲话的稿件，所有班次考试试卷的样卷、所有班次试卷情况分析、年度工作总结。

（二） 办班分类卷内容包括：办班通知，教学计划，教师讲课的教案，考勤记录，学员登记表，学员讨论记录本，学员学习心得，办班活动照片，办班使用的教材，办班总结，学员学习成绩登记表，学员结业证书编号记录册等；

 第九条  归档文件的组卷

 根据文件材料的形成特点，将具有共同点和密切联系的文件综合在一起组成一个案卷，具有不同特点联系不紧密的文件，可以分别组成案卷。一般情况下：

一、党校、分党校有特色的教学管理材料单独作为一卷；

二、每个办班班次形成的所有材料装订为一卷；

三、每个年度的试卷、样卷、标准答卷、优秀答卷及试卷分析、考场记录等材料单独组成一卷；

      四、单独班次活动照片较多的可将照片列作为一卷；

      五、单独班次使用的教材太多的可将教材列为一卷；

      六、单独班次所形成的学员心得或考试试卷分别将两者各自单独整理为一卷；

      七、党校、分党校日常工作所形成的出版物正本，按出版物正本的自然状态成卷；

      八、党校、分党校的会议记录，以会议记录本形式记录的保持原有的文件排列顺序，按年度装订在一起，作为一卷。

     第十条案卷的排列

    年度工作计划、总结、会议记录及管理性文件组成的案卷排在前面，其余文件材料组成的案卷按形成时间的先后顺序排列。

    第十一条 案卷的编目

    一、编制卷内目录。包括序号、文号、文件题名、时间、页码等项目；卷内目录采用A4型纸打印。

二、编制案卷封面。封面内容包括单位名称、案卷标题、起止时间等项目，其中年度采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示。

三、编制案卷目录。包括序号，案卷标题，页数，保管时间等。

    第十二条 档案的装订

    一、归档文件装订前，必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整。其主要工作内容包括：

   （一）对破损的文件应予以修整；

   （二）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制，包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真件等,复制方法主要采用复印；

    （三）去除易锈蚀的金属物，包括订书钉、曲别针、大头针等易氧化、腐蚀的装订用品。对于装订成册不便拆钉的刊物、书籍等(特别重要的除外)，可保持原貌。

     二、 对规格大于A4型纸的报表、图样等文字材料，按照A4型纸的尺寸加以折叠，注意尽量减少折叠次数，同时，折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。

     三、装订采用左侧装订，文件材料左、下侧应对齐。采用有档案封皮的三孔一线法装订。尽量保持文件原貌，不得随意裁切文件。

    第十三条 档号的编制

    档号由年度号加分党校代号加流水号组成，由校党校统一提供标签，用碳素墨水填写，要求字迹工整清晰。标签贴于案卷脊背，标签下沿距离案卷底边2厘米。

    第十四条 档案的保管与利用

    一、 保管期限统一为5年。

二、 党校、分党校的档案、音像、图书资料等要按年度进行分类保存，必须有专门的橱柜来存放。借阅利用要有相关记录。

第四章 附则

第十四条 本规定适用于党校、分党校的档案收集和管理。

第十五条 本规定由校党校负责解释。

第十六条 本规定自印发之日起执行。